Kirjanpito on jokaisen yrityksen lakisääteinen velvollisuus, mutta harva on ryhtynyt yrittäjäksi siksi, että nauttisi tositteiden täsmäyttämisestä. Siksi moni ulkoistaa kirjanpidon tilitoimistolle tai yksittäiselle kirjanpitäjälle. Valinta kannattaa tehdä huolella, sillä hyvä kirjanpitäjä on käytännössä yrittäjän tärkein taloudellinen sparrauskumppani. Tässä kirjoituksessa käydään läpi, mihin kannattaa kiinnittää huomiota ja mitä kysyä ennen kuin allekirjoitat sopimuksen.
Mitä kirjanpitäjältä oikeastaan tarvitset?
Ensimmäinen askel on selvittää omat tarpeet. Pelkkä juokseva kirjanpito ja veroilmoitukset ovat eri asia kuin palvelu, johon kuuluvat myös palkanlaskenta, laskutus, tilinpäätös ja veroneuvonta. Toiminimellä toimiva yksinyrittäjä pärjää usein kevyemmällä palvelulla kuin osakeyhtiö, jolla on työntekijöitä. Jos olet vasta perustamassa yhtiötä, osakeyhtiön perustamisen opas auttaa hahmottamaan, mitä tehtäviä alkuvaiheessa on edessä.
Kirjoita lista tehtävistä, jotka haluat siirtää pois omalta pöydältäsi. Lista helpottaa tarjousten vertailua, koska näet heti, mitä kukin hinta sisältää.
Kokemus omalta toimialalta
Kirjanpidon perusperiaatteet ovat samat kaikille, mutta toimialan tuntemus helpottaa paljon. Rakennusalalla, ravintoloissa ja verkkokaupassa on kaikissa omia erityispiirteitään, jotka liittyvät esimerkiksi arvonlisäveron käsittelyyn, kassajärjestelmiin tai ulkomaille myyntiin. Kysy suoraan, onko kirjanpitäjällä muita saman alan asiakkaita ja millaisia kysymyksiä niiden kanssa tyypillisesti tulee vastaan.
Osa tilitoimistoista on hakenut alan järjestön auktorisoinnin, mikä kertoo sitoutumisesta yhteisiin laatuvaatimuksiin. Auktorisointi ei ole pakollinen, mutta se on yksi hyvä valintakriteeri muiden joukossa.
Hinnoittelu ja sopimuksen sisältö
Tilitoimistojen hinnoittelumallit vaihtelevat. Osa veloittaa kiinteän kuukausihinnan, osa laskuttaa tositemäärän tai käytetyn ajan mukaan, ja usein käytössä on yhdistelmä molemmista. Pyydä kirjallinen tarjous, josta näkyy, mitkä tehtävät kuuluvat perushintaan ja mistä tulee erillinen lasku. Tilinpäätös, veroilmoitus ja puhelimitse annettu neuvonta ovat tyypillisiä kohtia, joissa yllätyksiä syntyy.
Lue myös sopimuksen irtisanomisehdot. Jos yhteistyö ei toimi, aineiston pitää siirtyä uudelle kirjanpitäjälle sujuvasti.
Ohjelmistot ja yhteydenpito
Nykyään kirjanpito hoidetaan yleensä sähköisesti. Selvitä, mitä ohjelmistoa kirjanpitäjä käyttää, pääsetkö itse näkemään omat lukusi ja miten kuitit ja laskut toimitetaan. Kun järjestelmä sopii omaan arkeesi, aineiston toimittaminen ei jää viime tippaan.
Yhtä tärkeää on se, miten yhteydenpito toimii. Vastataanko viesteihin nopeasti? Onko sinulla nimetty yhteyshenkilö, vai vaihtuuko hoitaja usein? Kysy myös, kuinka usein kirjanpitäjä raportoi tilanteesta. Säännöllinen katsaus tulokseen auttaa tekemään parempia päätöksiä esimerkiksi oman työn hinnoittelusta tai ennakkoverojen tasosta.
Vastuu pysyy yrittäjällä
Yksi asia kannattaa muistaa: vaikka kirjanpito ulkoistetaan, vastuu yrityksen kirjanpidosta ja veroista säilyy yrittäjällä tai yhtiön hallituksella. Siksi on hyvä ymmärtää ainakin omien lukujensa perusteet ja varmistaa, että ilmoitukset lähtevät ajallaan. Ajantasaiset ohjeet määräajoista ja ilmoitusvelvollisuuksista löytyvät Verohallinnon ja Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sivuilta.
Hyvä kirjanpitäjä säästää aikaa, vähentää huolta ja auttaa näkemään yrityksen talouden selkeämmin. Varaa valintaan muutama tunti, pyydä tarjoukset kahdelta tai kolmelta toimijalta ja keskustele heidän kanssaan ennen päätöstä. Oikea kumppani on se, jonka kanssa yhteistyö tuntuu luontevalta ja jonka palvelu vastaa yrityksesi todellisia tarpeita.
